Sedm sekund místo tří minut
Sedm sekund místo tří minut. Nedostatek lidí, dlouhé zaškolování a vysoká chybovost u rutinních administrativních úkonů dnes patří k největším problémům spedičních firem. Třebíčská společnost SpedQuick se proto rozhodla vsadit na automatizaci a umělou inteligenci. Vývoj řešení Extractor zajistila společnost CHD Data. Výsledek je jednoznačný – výrazně zkrácení zpracování jedné objednávky.
Zadávání objednávek patří ve spedici k typicky rutinním činnostem. Objednávky nejčastěji přicházejí v různých formátech, jako obrázky (JPEG, PNG, …), PDF, Excel, dokumenty ve Wordu, HTML či textové soubory, pokaždé však v jiném rozložení a s odlišnou strukturou dat. Každý zákazník používá vlastní formulář, jiné označení polí a někdy i jiný jazyk. „Denně zpracováváme desítky objednávek, které vypadají pokaždé jinak, ale potřebujeme z nich dostat stále stejná data. Právě tady vznikala největší zátěž pro lidi,“ říká Antonín Kubis, jednatel společnosti SpedQuick, co ho vedlo k využití AI.
Sedm sekund místo tří minut
Ještě donedávna přišla objednávka e-mailem, musela se vytisknout, ručně přepsat do systému a zkontrolovat. Celý proces zabral dvě a půl až tři minuty na jednu zakázku. Dnes stačí uložit přílohu do vyhrazené složky, systém ji okamžitě načte, umělá inteligence dokument přečte a do pěti sekund připraví strukturovaný formulář (zbývající dvě sekundy „spolkne“ refresh stránky), který lze během okamžiku zkontrolovat a odeslat do interního systému firmy. „Chtěli jsme odbourat ruční zapisování do systému, abychom lidi mohli využít tam, kde to dává větší smysl,“ vysvětluje Kubis. „Dnes jsme na sedmi vteřinách za jednu objednávku a chybovost se snížila zhruba o devadesát procent.“
Kontrola i bezpečnost zůstávají
Systém vždy porovnává původní dokument s výstupem AI, aby měl člověk rychlou a jasnou kontrolu nad správností dat. Každou položku lze editovat, čímž se program zároveň i učí. Zásadním požadavkem byla také bezpečnost. Software totiž běží lokálně, může pracovat off-line a žádná data se neposílají třetím stranám. „Bylo pro nás klíčové, aby objednávky neopouštěly firmu. Data máme po celou dobu plně pod kontrolou,“ doplňuje Kubis. Jak dále dodává, museli kvůli tomu investovat do výkonného hardwaru, který dokáže pracovat s AI.
Výkonný hardware jako základ
Řešení funguje na vlastním AI modelu pracujícím na vlastní verzi operačního systému založeného na systému Linux, což celkově klade vysoké nároky na výpočetní výkon. „Počítač musí být opravdu velmi výkonný. Pracujeme s umělou inteligencí, takže potřebujeme špičkovou grafickou kartu alespoň s 32 GB paměti, dostatek operační paměti a rychlé disky,“ vysvětluje Lukáš Franěk z CHD Data. „Jen díky tomu se dostáváme na odezvy v řádu jednotek sekund, navíc se systém stále dokáže sám učit,“ doplňuje.
Ne každá firma ale takový hardware potřebuje. Proto se připravují varianty sdílení výpočetního výkonu nebo pronájmu techniky. Samotný software CHD-Extractor je licencován paušálně za 8000 Kč za měsíc bez omezení počtu zpracovaných objednávek a lze jej během jednoho až dvou týdnů přizpůsobit prakticky jakémukoli spedičnímu systému.
Čtyři měsíce společného vývoje
První úvahy o automatizaci vznikly v září loňského roku. „Z firmy nám odešli nějací lidé a my jsme hledali způsob, jak tuto situaci vyřešit. A napadlo nás nahradit rutinní práci právě AI, o které se všude pořád mluví. Určitou inspirací pro nás bylo i řešení použité u Timocomu,“ vzpomíná Antonín Kubis. Po čtrnácti dnech přišla první funkční verze rozhraní, následovalo napojení na firemní interní systém a intenzivní testování. V říjnu už systém zpracovával všechny typy dokumentů PDF, Word i JPG. Jak vzpomíná, zpočátku měl systém problémy s fonty, diakritikou, ale velmi rychle se „učil“. Automatizace dnes funguje správně v přibližně 97 procentech případů a systém neustále zlepšuje práci s diakritikou, různými fonty i problematickými znaky. „Nejprve jsme se dostali na zkrácení času asi na padesát sekund, pak třicet, dvacet… a dnes jsme na sedmi vteřinách. To je obrovský rozdíl,“ shrnuje Kubis. Denně firma zpracovává až 60 objednávek, takže jsou to jednoduché počty. „Místo tří hodin rutinní práce sedm minut…“ shrnuje Kubis.
Další krok fakturace
SpedQuick už dnes plánuje rozšíření automatizace také do oblasti fakturace a účetnictví. „To, co jsme chtěli – zbavit lidi rutiny –, dnes funguje. A vidíme, že umělá inteligence nám dává prostor jít ještě dál,“ uzavírá Antonín Kubis.
Více informací či ukázku programu najdete na webových stránkách www.chd-extractor.cz nebo www.chd-extractor.eu.