David Večeřa: S umělou inteligencí zkracujeme administrativu v logistice na minuty

Logistika bojuje o každou vteřinu, přesto ji stále brzdí obrovský administrativní aparát, který zpomaluje cashflow a zvyšuje chybovost. Jak mohou moderní technologie a AI pomoci dopravcům zefektivnit procesy a hladce zvládnout nástup elektronického e-CMR? O tom jsme hovořili s Davidem Večeřou, Sales Directorem a expertem na digitalizaci ve společnosti INFOMATIC, který v oboru působí už přes 25 let.

Jaké hlavní problémy dnes sektor dopravy a logistiky nejvíc pálí?

V logistice je obrovský tlak na cenu a čas. Největším úzkým místem je ale klasické papírování – tedy zpracování vstupních objednávek a dokumentů spojených s realizací přepravy, jako jsou dodací, přepravní nebo CMR listy. Lidé často vnímají dopravu jen jako přesun zboží z bodu A do bodu B. Za ním se však skrývá obrovský administrativní kolotoč, který vyžaduje tisk, kopírování, skenování a neustálou správu papírové agendy.

Proč je papírová agenda pro firmy tak velkou zátěží?

Papír je sice zavedený, ale je to nesmírně pomalý a chybový proces. Při ručním přepisu dat hraje velkou roli lidský faktor, což vede k nesrovnalostem, reklamacím a zbytečnému přetěžování zaměstnanců. Papírování má navíc přímý dopad na pozdní vystavování faktur, což zhoršuje cashflow a celkovou ziskovost. Malé firmy zpracovávají stovky dokumentů měsíčně, velké tisíce. Všechny se přitom musí kvůli DPH archivovat až 10 let, což přináší další náklady na prostor a složité dohledávání.

Komplikací bývá i obrovská různorodost podkladů. Jak si s tím dokážete poradit?

Dopravci, speditéři i příjemci používají různé formáty papírových i elektronických dokumentů. Každý formulář vypadá jinak, odborně tomu říkáme polostrukturovaný dokument. Pro člověka je pak časově velmi náročné se v nich rychle zorientovat. My se v INFOMATICu zaměřujeme na dva klíčové vstupy: příjem objednávek a příjem dokumentů, které potvrzují, že doprava proběhla a na jejichž základě lze fakturovat. Nechceme firmám nutit nový systém pro řízení dopravy, ten už většinou mají. My řešíme čistě administrativní efektivitu.

Jak tento proces funguje v praxi, například u příjmu objednávek?

Klíčem je zachovat jeden sběrný trychtýř, do kterého mohou objednávky přicházet v jakékoliv formě – na papíře, e-mailem nebo přes elektronickou výměnu dat EDI. Musíme totiž obsloužit digitální i nedigitální zákazníky. Následně potřebujeme efektivní evidenci a automatickou kontrolu, zda objednávka obsahuje všechny povinné údaje jako „co, kam, velikost a váha“, abychom mohli zákazníkovi poslat okamžitou zpětnou vazbu.

V současnosti se intenzivně řeší nástup elektronického e-CMR. Jaké technologie používáte k vytěžování dat z těchto dokumentů?

Právě s ohledem na zavádění e-CMR v Evropské unii je nutné efektivně vytěžit a zvalidovat data i ze všech ostatních dokumentů, například z přepravních listů. Dodáváme komplexní řešení, které pokrývá papírovou i elektronickou agendu. U papíru zajišťujeme převod do digitální podoby pomocí skenovacích aplikací doslova na dvě kliknutí. Používáme k tomu skenery Ricoh, které bez problémů zvládnou standardní A4 i nízkogramážní papíry CMR listů. Následně zapojujeme systém Metaserver, který s využitím umělé inteligence automaticky vytěží požadovaná data – jako je číslo zakázky, dodavatel nebo odběratel.

Často zdůrazňujete rozdíl mezi automatizovaným a automatickým zpracováním. V čem je ten hlavní rozdíl?

Naším cílem není dodávat stoprocentně automatické systémy bez lidské kontroly. Kvalita vstupních dokumentů je totiž příliš různorodá. Systém sice spolehlivě přečte číslo objednávky a ověří jeho platnost v databázi dopravce, což lidem obrovsky ušetří práci, ale pokud údaje chybí, jsou nečitelné nebo nedávají logiku, je zásah člověka nezbytný. Jde nám o to, aby uživatel kontroloval co nejmenší množství dokumentů a věnoval se pouze řešení těchto jasných výjimek.

Můžete uvést konkrétní příklad, jaký má toto řešení reálný dopad v praxi?

Koncovou fází celého procesu je automatické předání vytěžených dat a dokumentů do finálního systému firmy – ať už jde o účetní software, ERP nebo DMS. Například v logistické společnosti Autotos jsme nasadili systém, který dokáže objednateli automaticky odeslat e-mail s doklady o uskutečněné zakázce ihned poté, co systém přepravní list zpracuje. Management to přijal s velkým nadšením. Zkrátka a dobře, zkracujeme desítky minut administrativy na pouhé minuty. Zvyšujeme tím provozní efektivitu i zisk, protože jak s oblibou říkám: „Halíře dělají talíře“.